1. Главная
  2. Блог
  3. Полезные статьи
  4. Бесплатный контроль и анализ звонков - спасение для HR-менеджера

Бесплатный контроль и анализ звонков - спасение для HR-менеджера

26 Октября 2018
180

Некоторые HR-отделы компаний и даже целые агентства демонстрируют гораздо более скромные результаты, нежели более успешные конкуренты. И вроде методы выбора кандидатов используются самые передовые, и сотрудники выполняют свои обязанности, но эффективность работы всё равно не соответствует ожиданиям.

Почему так происходит и как исправить ситуацию нам рассказывает Валентин – руководитель одной из ведущих эйчар-компаний Санкт-Петербурга.

Отсутствие налаженной работы по внедрению и удержанию кандидатов

Одной из главных ошибок HR-агентств, по мнению Валентина, является отсутствие внятной политики по удержанию перспективных кандидатов. Чтобы получить должность, соискателям самим часто приходится прилагать немало усилий: регулярно связываться с рекрутёрами, обговаривать удобные для сторон варианты проведения собеседования и уточнять прочие детали.

В противном случае велик шанс, что заявка просто «потеряется» среди сотен других. Это создаёт проблемы не только потенциальным кандидатам, но и самим рекрутёрам. Эффективность работы последних заметно падает. На поиск сколько-нибудь подходящих людей уходит гораздо больше времени. Да и именно того идеального кандидата удаётся найти не всегда. В итоге предпочтение отдают компромиссным вариантам.

Моя компания не стала исключением и долгое время терпела издержки из-за низкой эффективности менеджеров. Справиться с этой проблемой помог сервис OpenCalls.me. Он позволяет вести учёт звонков сразу после установки и требует для работы всего лишь наличия современного телефона на Android. Кстати, недавно разработчики OpenCalls.me выпустили обширное обновление, добавив полезную функцию записи голоса, но о ней позже.

Подготовка к работе

На первых порах передо мной стояло несколько задач:

  • объяснить сотрудникам необходимость нововведения и получить от них поддержку;

  • установить приложение на смартфоны;

  • провести базовое обучение менеджеров по настройке приложения и работе с ним;

  • посмотреть первые отчёты и выработать механизмы анализа эффективности работы сотрудников.

С первой задачей я справился на ура, ведь HR-менеджеры тоже заинтересованы в повышении эффективности своей работы. Кроме того, я сразу убедил наш скромный коллектив в том, что нововведение не приведёт к сокращению или, как сейчас модно говорить, оптимизации штата. Напротив, была поставлена задача по мере необходимости подтягивать отстающих коллег до общего уровня.

Далее пришёл черёд установки OpenCalls.me на телефоны сотрудников и первичной настройки. Здесь также не возникло сложностей – приложение легко загружается из Google Play, занимая чуть более 14 Мб свободного пространства.


Установка производится из Google Play и занимает не более 2 минут даже на слабых устройствах

После небольшой демонстрации возможностей программа запрашивает подключение к Google аккаунту, просит разрешить доступ к информации профиля, а также просмотру и изменению файлов на Google Диске. Дам вам небольшой совет – лучше сразу создайте корпоративную. Это позволит фиксировать все звонки в одной таблице.


Всего два этапа и любые звонки будут записываться в облачное хранилище

Теперь можно ознакомиться с настройками программы.


Настройки позволяют менять все необходимые параметры, от включения-выключения функции записи, до присвоения звонкам специальных тегов

Для начала нас интересует пункт «Список меток». Здесь добавляются и удаляются теги, которыми можно отмечать каждый звонок, чтобы можно было удобнее ориентироваться.


Для себя мы выбрали следующий перечень меток:

  • «Важно» – для срочных и наиболее перспективных звонков;

  • «Назначено собеседование» – для соискателей, с которыми менеджер успел плотно пообщаться, договориться о времени и формате собеседования;

  • «Собеседование не назначено» – для кандидатов, чьё резюме нас заинтересовало, однако переговоры о собеседовании ещё окончены;

  • «Перезвонить» – для пропущенных в нерабочее время звонков;

  • «Отказ» – для соискателей, которым мы вынуждены отказать в дальнейшем сотрудничестве.


Добавление собственных меток не займёт много времени

В настройках можно принудительно установить запись исключительно звонков с метками. Чтобы неопытные менеджеры на первых порах не забывали добавлять теги, стоит активировать функцию «Всегда спрашивать». После этого приложение будет просить пометить тегом каждый звонок.

Также при первичной настройке рекомендую присвоить каждому телефону свой ID, чтобы вместо безликой модели устройства отображалось имя менеджера, работающего с соискателем.


Наблюдая имя владельца телефона, сразу можно определить кто обрабатывал звонок

Работа с таблицами

А теперь перейдём к самому интересному – рассмотрим отчёты. Хранятся они на сайте my.opencalls.me или в Google Drive, так что получить доступ к таблицам можно с любого устройства.

Выглядят отчёты следующим образом. На сайте my.opencalls.me:


На Google Диске:


Удобнее пользоваться Google таблицами, так как здесь гораздо больше инструментов анализа, а также присутствуют широкие возможности сортировки и редактирования данных. В отчёте наглядно показывается статус соискателей. Например, люди, позвонившие в нерабочее время, помечаются тегом «Перезвонить». Заглянув на следующий день в таблицу, свободный менеджер свяжется с соискателем и, вполне возможно, таким образом найдёт идеального кандидата.

В процессе работы удобно пользоваться фильтрами. Например, выбрав имя одного из менеджеров, вы получите выборку принятых и совершённых им звонков. Сортировать можно практически любую информацию: дату, время, статус звонка (входящий, исходящий, пропущенный), номера телефонов, имена соискателей, присвоенные метки и т. д. Например, если кто-то из соискателей позвонит и попросит уточнить информацию о собеседовании свободный менеджер в считанные секунды узнает через таблицу кто из коллег разговаривал с этим человеком.


Кликнув пару раз мышкой, вы легко получите выборку телефонных разговоров менеджера

Формируем отчеты и анализируем статистику

Выборка звонков и возможность добавления к ним тегов действительно позволяют оптимизировать работу небольшого коллектива HR-менеджеров, однако наибольшую пользу принесёт функция представления информации в виде графиков и наглядной статистики.

Сразу хочу обратить внимание на панель со множеством вкладок в нижней части экрана. Здесь по умолчанию присутствуют следующие вкладки:

  • All Calls – во вкладке отображаются абсолютно все звонки в виде удобной таблицы;

  • Email Report – очень полезная вкладка, позволяющая настраивать email-рассылку;

  • Даты/Dates – статистика по различным отчётным периодам (дням, неделям, месяцам и т. д.);

  • Сотрудники/Androids – здесь показывается количество входящих, исходящих и пропущенных вызовов, закреплённых за каждым HR-менеджером;

  • Теги/Tags – статистика по меткам;

  • Контакты/Contacts – в этой вкладке показываются контактные данные кандидатов, а также общее количество времени, потраченное на переговоры с каждым из них;

  • Топ контактов/Top contacts – список наиболее востребованных соискателей, с которыми сотрудники агентства разговаривали больше всего.


Как видите, вести статистику очень просто. А теперь приведу несколько примеров по анализу собранных данных. За два рабочих дня, которые я взял для анализа было сделано всего 3 отказа. Только с девятерыми соискателями удалось договориться о собеседовании. Столько же людей по тем или иным причинам пока находятся в подвешенном состоянии, т. е. с переговоры о собеседовании с ними ещё не окончены.


Что это значит? Всё очень просто: либо в агентстве хромает делопроизводство, и менеджеры попросту не успевают рассмотреть резюме всех кандидатов, либо необходимо основательно поработать над консультационной практикой. Путём несложной проверки мне удалось выяснить, что сотрудники попросту не успевают обрабатывать все заявки, ведь многие не звонят нам напрямую, предпочитая отправлять свои резюме по электронной почте.

Поэтому после небольшого совещания с заместителями было принято решение нанять ещё одного рекрутёра для рассмотрения заявок, пришедших по электронной почте. После того, как мы приняли на работу новых людей, дела сразу пошли лучше. По моим наблюдениям, на поиск подходящих кандидатов у нас в среднем стало уходить на 30-40% меньше времени.

Также мне пришлась по вкусу возможность оценки эффективности работы сотрудников. Получить статистику по принятым звонкам очень просто: достаточно открыть вкладку Сотрудники/Androids и, вуаля, вся необходимая информация, как на ладони!


Статистика о количестве обработанных звонков поможет принять правильное решение о выдаче премии

Небольшая заметка о новой функции записи звонков

Как по мне, этой функции должно было очень не хватать в ранних версиях приложения, ведь запись звонков позволяет одновременно выполнить целый ряд задач. Среди них:

  • оценка эффективности консультационных услуг;

  • возможность ещё раз прослушать разговор с соискателем и восстановить информацию, которая по тем или иным причинам не была зафиксирована;

  • менеджерам уже не удастся работать спустя рукава, ведь они в любой момент могут оказаться на контроле у начальника.

Кстати, включить эту функцию очень просто. Достаточно зайти в настройки, и передвинуть переключатель рядом с пунктом «Записывать звонки». Также можно вручную задать максимальный размер неотправленных записей, однако я оставил это значение по умолчанию.


Не забудьте попросить менеджеров предупреждать собеседников о том, что разговор записывается

Заключение

OpenCalls.me – весьма полезное приложение как для HR-агентств, так и частных менеджеров. За время работы мне удалось без каких-либо затрат наладить эффективную систему отслеживания звонков и контроля результатов работы менеджеров. В дополнение ко всему очень кстати пришлась новая функция записи разговоров. Я считаю, что благодаря одному приложению — это очень достойный результат.


Цена на приложение, которое точно сделает ваш бизнес эффективным:
Personal Free
Personal Plus
Teams (coming soon)
Custom
Ask for integration price
Нажмите для звонка
+7 902 471-11-22
Консультации по решению