1. Главная
  2. Блог
  3. Истории клиентов
  4. Как OpenCalls.me помог оптимизировать рабочие процессы в веб-студии

Как OpenCalls.me помог оптимизировать рабочие процессы в веб-студии

23 Июня 2019
161
Получение первых заказов и их выполнение – далеко не самый сложный этап в организации работы веб-студии. Самые большие проблемы начинаются через два-три месяца работы, когда команда успевает справиться с десятком мелких проектов и даже поучаствовать в нескольких крупных. С каждым новым заказом всё сложнее оказывать поддержку по завершённым проектам, ведь детали многих из них банально забываются.

Как справиться с подобными вопросами нам расскажет тимлид команды веб-разработчиков из Краснодара Алексей, который на своём опыте столкнулся со сложностями массовой поддержки текущих и завершённых проектов.

Стали забывать клиентов…



Наша команда

Сразу скажу, что организация рабочего процесса волновала меня с первых дней работы нашей веб-студии. Ещё перед тем, как мы взялись за свой дебютный проект, я освоил навыки планирования и эффективного делегирования задач. Благодаря этому каждый из разработчиков чётко знал свои участки работы, а в случае возникновения каких-либо проблем я всегда мог найти ответственное лицо.

Пока клиентский список можно было пересчитать на пальцах, существующая система казалась мне идеальной. В большинстве случаев мне даже не приходилось обращаться к заметкам, чтобы обеспечивать оперативную поддержку по каждому из выполненных заказов. Но с увеличением числа обслуживаемых проектов сначала пришлось основательно поработать над эффективностью управления, а позже возникла и острая необходимость в ведении строгого учёта звонков.

Подходящее решение нашлось достаточно быстро. Проштудировав несколько топов, рассказывающих о приложениях для ведения учёта звонков, я остановился на OpenCalls.me.



Чтобы найти подходящий сервис, пришлось потратить немало времени на изучение доступных на рынке решений

Помимо отсутствия абонентской платы, он привлёк меня простотой настройки и возможностью просмотра таблицы звонков с любых подключённых к интернету устройств.

10 минут и можно начинать работать!

Первым делом я скачал с официального сайта установочный файл и установил его в своём смартфоне. Так как в общении с клиентами часто принимают участие менеджеры проектов и прямые исполнители, то своих коллег я тоже попросил установить OpenCalls.me.


Самый простой способ обзавестись приложением – это скачать установочный файл на официальном сайте разработчика OpenCalls.me.

Для первичной настройки приложения необходимо выполнить всего три действия:

  • Подключить Google-аккаунт, который будет в дальнейшем использоваться для хранения информации о звонках.

  • Установить персональные метки. В моём случае это были теги «Текущий проект», «Завершённый проект», «Заказ оформлен», «Потенциальный клиент», «Перезвонить» и «Повторный обзвон».

  • Для удобства каждому из подключённых телефонов присваивается персональный ID, совпадающий с именем владельца.



Подключаем аккаунт, задаём метки, ID устройства и можно начинать работу!

На всё про всё у меня ушло не более 10 минут. Коллеги справились с настройкой приложения по моей инструкции ещё быстрее.

Первые результаты

С первых дней пользования сервисом наше общение с клиентами приобрело совершенно иной характер. Все звонки, совершаемые с подключённых к Гугл-аккаунту телефонов, сохраняются в онлайн-таблицу, к которой имеет доступ каждый из сотрудников студии.



Доступность в онлайн-режиме и информативность таблицы звонков позволяет моментально получать любую информацию о входящих и совершённых звонках.

Если раньше при входящем звонке от клиента приходилось держать его некоторое время на линии, выясняя кому из специалистов лучше передать трубку, то теперь я попросту сообщаю, что в удобное время с ним свяжется ответственное лицо. После этого мне остаётся лишь оповестить руководителя проекта о входящем вызове, а он уже самостоятельно даёт задание специалисту связаться с заказчиком для уточнения деталей либо решения возникших проблем.



Внесение заметок значительно упрощает взаимодействие между членами нашей команды.

Информацию о каждом вызове можно дополнять заметками. Специалисту, которому я отправляю задание совершить отдельный звонок, не нужно держать в памяти детали разговора – достаточно получить необходимые сведения о возникшей проблеме из таблицы.

Со временем взаимодействие с постоянными клиентами упростилось ещё больше. Если на первых порах мне приходилось поднимать записи, чтобы выяснить кто из моих подчинённых руководит проектом, то в последствии вся необходимая информация поднималась из прошлых вызовов.


Делаем выборку звонков по имени или номеру абонента, вы можете моментально просмотреть прошлые вызовы.

Выборка производится очень просто. В колонке Name вписываем имя абонента, после чего жмём кнопку «OK» и смотрим полученные результаты.

Подобным образом я делал повторный обзвон потенциальных клиентов: отбирал входящие вызовы за последние несколько дней с тегом «Потенциальный клиент», после чего получал список номеров для обзвона. Только за первый месяц пользования сервисом эта практика помогла нам получить два дополнительных заказа.

Анализ разговоров с клиентами по записям

Прямо сейчас разработчики OpenCalls.me тестируют функцию записи телефонных разговоров. Я подал запрос на получение beta-версии приложения и в конце того же дня получил apk.



Принять участие в тестировании новой функции может каждый желающий

Также в поддержке мне сообщили о появлении платной версии с выделенным сервером. Тариф называется Personal Plus. Всего за за $2 в месяц он позволяет получить собственный сервер для обработки данных, что ускоряет скорость и стабильность обработки данных, а также приоритет при обращении в службу поддержки пользователей.


Платные тарифы позволяют получить дополнительные преимущества по сравнению с  обычными пользователями.

Новую возможность я решил использовать для анализа разговоров с клиентами, которые так и не решились на заказ наших услуг. Накопив достаточно записей, я обратился за консультацией к профессиональному маркетологу. Итогом нашего кратковременного сотрудничества стала инструкция по отработке возражений, которая в дальнейшем помогла поднять конверсию на 50-70%.

Выводы

OpenCalls.me стал настоящей находкой для нашей веб-студии. Благодаря пользованию сервисом мы совершенно бесплатно получили мощные инструменты для хранения и систематизации звонков от постоянных клиентов, что ускорило решение многих рабочих моментов. Кроме того, на момент написания этого поста нам удалось получить массу дополнительных заказов: часть за счёт повторного обзвона, другую – после внедрения системы обработки возражений.

На этом возможности приложения не иссякают. В ближайшее время мы с коллегами планируем запустить масштабную рекламную кампанию и оценить её эффективность средствами аналитики OpenCalls.me.



Цена на приложение, которое точно сделает ваш бизнес эффективным:
Personal Free
Personal Plus
Teams (coming soon)
Custom
Ask for integration price
Нажмите для звонка
+7 902 471-11-22
Консультации по решению