Как обеспечить проверку и отчетность каждого этапа строительства? Информация по объектам должна доходить до руководителя в полном объеме и без искажений. Чтобы работа не останавливалась, директор должен понимать проблему и оперативно принимать решения. В теории все это возможно при личном присутствии руководителя на стройке. По факту при больших объемах работ контролировать каждый объект строительства на месте практически невозможно.
Можно набрать несколько помощников и разделить объекты, но полного контроля работы у руководителя уже не будет. Многие вопросы решаются по телефону, но как оставаться в курсе телефонных переговоров своих помощников?
Андрей Румянцев – владелец частной строительной компании в Ижевске. Он рассказал нам, как структурировал работу своей организации с помощью сервиса OpenCalls.me.
Как структурировать работу строительной организации
Мы занимаемся строительством и ремонтом дорог и тротуаров. Это сезонная работа, ведь асфальт не кладут зимой или осенью в дожди. В основном все работы ведутся в сухой, летний период, примерно с апреля по сентябрь. Именно в это время у нас всегда «завал» по работе – одновременно курируются десятки строек, сдаются отчеты по уже выполненным объектам, ведется поиск субподрядчиков на будущие контракты.
На некоторые строительные площадки я езжу сам, но в основном этим занимается мой помощник Виктор. Именно он предоставляет мне статистику по объектам строительства и курирует ход выполнения работ.
Информации много – важно понимать, кто из рабочих на каком объекте работает сейчас, когда по условиям контракта нужно начинать строительство на каждой из точек, где задействованы субподрядные организации и сколько техники выведено на объект. С утра ведем телефонные переговоры, записываем новые контакты, решаем мелкие вопросы, общаемся с рабочими. Мы редко бываем в офисе, под рукой только телефон, поэтому создавать таблицы на компьютере просто нет возможности.
Раньше я вел записи в заметках телефона и в блокноте, придумывал емкие и понятные названия контактов в записной книжке, чтобы вместить в них как можно больше информации. Это было не всегда понятно и разбросано по нескольким источникам. Теперь вся база структурирована в одном документе в виде таблицы.
База подрядчиков и строительной техники в одном документе
Внедрить в работу нашей компании приложение OpenCalls.me предложил мой помощник. Сначала я упорно сопротивлялся этому – я вообще не сторонник любых нововведений в свой бизнес. Но в этом случае решил попробовать и не прогадал.
Мы с Виктором скачали себе приложение OpenCalls.me на телефоны. После первого же звонка, на Google диске создалась таблица со всеми данными о разговоре. И так каждый звонок автоматически вносится в таблицу. Для того чтобы звонки с двух номеров вносились в одну таблицу, мы привязали приложения к одному Google аккаунту. В настройках учетной записи вписали в название ID свои имена. Так мы различаем адресата звонков в таблице.
Доступ к редактированию и просмотру таблицы есть у меня и помощника. Утром Виктор обзванивает бригадиров на каждом объекте и вносит в таблицу количество техники и людей на стройках. Так я могу получать всю актуальную информацию в самые короткие сроки. Вижу, как меняются показания, когда Виктор приезжает на объект, а там, например, один трактор вместо двух переданных.
С самого утра я знаю всю необходимую информацию по объектам строительства. В нашей работе это очень важно для ведения переговоров с заказчиком или контролирующим органом. Чаще всего за какой-либо технической информацией или отчетностью звонят мне. Буквально за минуту я могу сообщить нужные сведения, просто открыв один документ.
Мы активно пользуемся функцией тегов. Сервис позволяет создать теги заранее, либо сразу после звонка.
Как мы это применяем? Я уже говорил выше о большом количестве объектов строительства в летний период. По ходу заключения новых контрактов мы создаем адресные теги. Например, объект строительства находится по улице Ленина, 51. Мы создаем такой адресный тег и при звонке любого работника с этого объекта добавляем его к номеру. Во-первых, мы сразу понимаем, кто нам звонит, во-вторых, можем списком просмотреть всех рабочих каждого объекта.
Основа строительного бизнеса – прозрачность
У меня был опыт недобросовестной работы помощника несколько лет назад. Я тогда потерял много денег и хороших контрактов. Все потому, что некоторые дела «проворачивались» у меня за спиной.
Теперь мой бизнес стал намного прозрачнее. Я могу отслеживать все телефонные переговоры моего помощника и бригадиров, просто открыв приложение у себя на телефоне.
Я считаю, что контроль и осведомленность – это основа бизнеса, особенно строительного.
Как мы работаем теперь
За четыре месяца использования сервиса OpenCalls.me у нас уже собралась своеобразная база подрядчиков, рабочих и субподрядчиков. Мы легко можем задействовать на новые объекты только добросовестных работников и технику, которая нам удобна. Мы стараемся вносить в таблицу как можно больше информации о контакте. Например, в комментариях к каждому новому субподрядчику записываем количество техники, которая стоит на балансе у организации.
Сейчас у нас начинаются работы на новом объекте. Мы уже составили план работ и знаем, в каком графике двигаться, сколько человек и единиц техники задействовать. Мы открываем нашу таблицу на Google Диске и в собственной базе ищем субподрядчиков. Настраиваем сортировку столбца Tags по тегу «субподрядчик». Так как с руководителями подрядных организаций мы общаемся только по глобальным вопросам, количество звонков будет небольшим. Затем в столбце комментариев также настраиваем сортировку, чтобы исключить пустые ячейки. В итоге находим около десятка контактов. В комментариях к каждому такому контакту указано наименование и количество техники, которые они могут предоставить для работы. Такие комментарии мы пишем для каждого подрядчика после удачного сотрудничества.
В таблице уже настроена сортировка столбца тегов по ключевому слову «СУБ» и сортировка столбца с комментариями, исключающая пустые ячейки
Теперь я точно уверен, что субподрядчики выбираются по эффективности, а не по личным договоренностям с моими сотрудниками. В любой момент я могу проверять эти данные, потому что они хранятся в общей таблице.
Я начал делегировать Виктору все больше ежедневных задач, которые отнимали много времени раньше. Теперь я провожу больше встреч с заказчиками, провожу переговоры с администрацией города. Как итог, у нас появляется больше контрактов, мы расширяемся, появляются постоянные субподрядчики.
Мне кажется, что с сервисом OpenCalls.me можно структурировать и вывести на новый уровень абсолютно любой бизнес. Мы нашли ему применение в строительной сфере и не пожалели!
