1. Главная
  2. Блог
  3. Полезные статьи
  4. Первый запуск Opencalls.me: инструкция по настройке, отчетам, дополнениям

Первый запуск Opencalls.me: инструкция по настройке, отчетам, дополнениям

6 Августа 2018
263

Существует немало решений для учета рабочих звонков, но все они рассчитаны на работу с IP-телефонией. При этом стоимость поддержки такой системы составляет порядка 3 тысяч в месяц без учета оборудования. Подобные расценки смешны для крупных компаний, но сильно бьют по карману небольшой бизнес. Решение есть – бесплатный учет звонков из Android. Эффективно с этой задачей справляется приложение Opencalls.me.

Установка приложения

Приложение разработано для Android и есть в Google Play.

image20.jpg

Для iPhone аналогичного софта нет, т. к. у iOS жесткие ограничения на доступ к звонкам пользователей.

Обратите внимание! Для корректной работы приложения Opencalls.me необходимо установить или обновить Сервисы Google Play. Это системное приложение, которому требуется множество разрешений, но если вы ставите программу от разработчика Google LLC из Google Play, вашим данным ничего не грозит.

Первый запуск программы

Сразу после запуска вас ждет небольшой обзор основных возможностей приложения. Используйте кнопку «Далее», чтобы пролистать странички и кнопку «Начать», чтобы приступить к настройке программы.

image12.png

image5.png

image14.png

image25.png

image24.jpg

Первое действие, которое требуется от пользователя – добавление аккаунта для Opencalls.me. Выберите уже существующую учетную запись или создайте новую.

Если вы хотите, чтобы все данные с разных смартфонов записывались в один документ, необходимо создать общий аккаунт Google, куда будут сохраняться все звонки.

image17.jpg

Следующий шаг – разрешение доступа к основным функциям Google. Opencalls.me работает через Google Диск, поэтому без одобрения не обойтись.

image26.jpg

Если все сделано правильно, программа повесит в зоне оповещений сообщение о том, что звонки сохраняются в Google таблицах.

image10.jpg

Общие настройки Opencalls.me

Сразу после запуска у вас появляется доступ к настройкам приложения. Настройки могут вводиться вручную или включаться и отключаться с помощью переключателей. Для изменения значения кликните по переключателю, чтобы установить его в нужную позицию.

Перечислим доступные функции и их возможности.

image8.jpg

Переключатель «Использовать приложение». В выключенном состоянии он отключает работу Opencalls.me.

Учетная запись. Раздел позволяет отключить текущий аккаунт, чтобы подключить новый. Отключение проходит по клику, подключение – идентично тому, что вы делали при включении.

Всегда спрашивать. Opencalls.me позволяет ввести пометки о сделанных звонках. Если оставить этот индикатор включенным, после завершения разговора программа будет выдавать диалог, в котором вы или ваш менеджер сможете выбрать из списка подходящий тэг и написать заметку.

image4.jpg

Отправлять только помеченные звонки. Программа не будет записывать в отчет звонки без пометок. Это позволяет избавиться от лишних данных: спама, тех, кто ошибся номером, личных звонков сотрудников.

Выводить уведомление о звонке. Функция удобна, если отключен параметр «Всегда спрашивать» (он может мешать при высокой загруженности линии). В этом случае предложение заполнить заметку будет показываться в области уведомлений. Менеджер сможет нажать на него и ввести все данные, когда у него появится свободное время.

Ограничение для отметок. Установка ограничения на вывод окна с пометками для звонков менее нескольких секунд позволяет не добавлять в отчет слишком короткие разговоры (если выставлено «Отправлять только помеченные звонки») или сохранить время менеджера на отклонение диалога заметок для неинформативных звонков. По умолчанию данный показатель выставлен на 30 секунд.

image11.jpg

Список меток. Этот пункт меню переносит на новую страничку, где указаны все доступные метки и есть интерфейс их добавления или удаления. Если вы используете пункт «Всегда спрашивать», старайтесь не злоупотреблять метками: слишком большое их количество будет затруднять выбор для менеджера. Анализировать много меток тоже не очень удобно.

image21.jpg

Сохранять теги. Если вы используете эту функцию, то вам не придется постоянно вводить теги для одного и того же клиента: система будет предлагать плашку с уже отмеченными пунктами, останется только кликнуть OK, чтобы подтвердить, что все верно.

Телефон ID. Для определения пользователя берется ID телефона, например, ZTE ZTE BLADE A610 (код). Данный пункт позволяет выставить человекочитаемые имена, например, Марина, Павел, Менеджер 1, CEO, Manager и любое другое. Можно использовать как русскую, так и английскую раскладку, но старайтесь не брать нестандартные знаки: это может помешать дальнейшей обработке отчета.

image6.jpg

Раздел «Служебные». В разделе можно посмотреть «Помощь» (то же самое, что вы видели при первом запуске), написать разработчикам, выставить переключатель, разрешив или запретив отправку ошибок разработчикам и перейти в отчет. Для перехода в отчет на смартфоне должно быть установлено приложение Google Диск, иначе вас просто перенаправит на рекламную страничку в браузере. Для полноценной работы с самим отчетом необходимо установить приложение Google Таблицы. В противном случае доступен только просмотр.

На этом возможности приложения, доступные на смартфоне, заканчиваются. Все остальные функции сосредоточены в отчетах, которые публикуются в Google Таблице на Google Диске.

Отчеты Opencalls.me

Большая часть отчетов формируется в таблицах, которые автоматически загружаются на Google Диск. Файл отчетов называется opencalls.me call log и располагается прямо в корневой папке. В нем большое количество вкладок, поэтому сориентироваться не так просто. Рассмотрим их подробнее.

image16.jpg

All Calls

Вкладка All Calls – это своеобразный агрегатор, где программа собирает вообще все данные. Тут сохраняются звонки, их дата и время, телефон звонившего, его имя, длительность разговора, тег и комментарий. При желании вы можете добавить дополнительные поля, но не забудьте включить их в фильтр (зеленая тонкая рамка по границе столбца).

image15.jpg

Данные в полях можно сортировать, используя как стандартные фильтры ячеек (под цифрой 1 на рисунке ниже), так и сложные фильтры, которые составляются отдельно (под цифрой 2). Сложный фильтр позволяет задействовать сразу несколько ячеек и даже прописать условия.

image22.jpg

Tags, Dates, Dates-Android, Androids

Вкладки отчета Tags, Dates, Dates-Android, Androids содержат сводные таблицы с данными с определенной сортировкой, заданной заранее. Tags сортирует по тегам, Dates по датам, Dates-Android по датам и пользователю, Androids по пользователю. Вы можете переименовать вкладки так, как вам удобно. Ниже представлен пример сводной таблицы по датам и пользователям.

image3.jpg

Вы можете сами создавать сводные таблицы, если научитесь пользоваться этой функцией в онлайн-редактора. Подробнее про них рассказывается в справке Google Диска.

Contacts

Contacts или Контакты – это еще одна сводная таблица, о которой стоит сказать отдельно, т. к. она очень полезна. Здесь представлены все контакты (телефонные номера, по которым были совершены звонки), длительность разговоров с ними, дата и время звонка. Отчет позволяет понять, кто из клиентов «съедает» максимум времени, а с кем нужно связаться еще разок. При работе через общий аккаунт у всех менеджеров общая база номеров, что позволяет легко передавать клиента от одного работника к другому.

image18.jpg

Email report, Pivot Table N, Помощь, Help

Email report, и Pivot Table N (N – номер таблицы) – это шаблоны для формирования дальнейших отчетов. Помощь и Help – это вкладки, где содержатся основные рекомендации от разработчиков. Все перечисленные вкладки в работе не требуются.

На этом стандартные возможности отчетов заканчиваются, но вы можете использовать дополнительный функционал – «фишки» и надстройки. О них – в следующем разделе.

Фишки Opencalls.me

Программа активно развивается и постоянно предлагает своим клиентам новые полезные функции. Ниже представлен краткий обзор возможностей, которые значительно облегчат использование приложения.

Запись разговоров

Запись разговоров менеджеров с клиентами на данный момент находится в Beta-версии приложения. Чтобы получить приложение с этой функцией необходимо либо написать напрямую администраторам (opencalls.me@gmail.com), либо поучаствовать в тестировании через официальную платформу Google (последний вариант предпочтительнее). После обновления меню программы несколько изменяется.

image9.jpg

Звонки сейчас сохраняются прямо в память телефона, на Google Диск не выгружаются. Список их из приложения можно посмотреть только в самом низу, где выдается список звонков и данные о том, где находятся записи.

image9.jpg

Посмотреть и прослушать сами записи можно через любой проводник, например, через Total Commander.

image7.jpg

Запись разговоров находится в режиме beta, но в планах сделать эту функцию постоянной.

Личный кабинет на сайте

Если по какой-то причине у вас нет возможности работать с Google Drive, можно воспользоваться личным кабинетом, доступным по адресу: http://my.opencalls.me/#/. Вход в систему идет через аккаунт в Google, который вы использовали для авторизации в приложении. Сайт подтягивает данные из документа с отчетом и дает возможность установить стандартные фильтры, выполнить поиск и т. д. Функциональность сайта на данный момент не дотягивает до документа в Google, но он активно дорабатывается.

image28.jpg

Дополнение для Google Chrome

Значительно расширить возможности Google Таблиц помогает специализированное дополнение от Opencalls.me. Оно позволяет строить дашборды прямо в Google Drive и получать отчеты на почту. Дополнение сразу же установлено в документе, который создает программа. Вам нужно только начать его использовать.

image2.jpg

После клика по пункту меню Start вы получите доступ к генератору отчета, который откроется с правой стороны документа. Выберите нужные даты, укажите менеджеров и клиентов, чтобы увидеть подробную информацию по ним. По клику на кнопку «Создать Отчет» программа добавит в вашу таблицу еще один лист с отчетом по звонкам.

image27.jpg

Расположить графики на страничке можно как угодно. Также можно растянуть или уменьшить ширину столбцов. По умолчанию вся информация располагается так, чтобы все слова читались, а данные не перекрывали друг друга.

image1.jpg

Совет! Не забывайте удалять или скрывать лишние листы с отчетами. Иначе они будут мешать вам работать с остальными вкладками документа.

Интеграция с 1С

Популярность Opencalls.me среди малого бизнеса привела к появлению формы внешней обработки для программы 1С. Ее можно скачать с сайта infostart.ru. Данное решение позволяет обработать таблицы отчетов Opencalls.me с помощью регламентных заданий. Результатом будет создание событий в 1С. Менеджеру остается только выбрать документ, по которому происходило общение или добавить другие комментарии.

Вывод

При грамотном подходе Opencalls.me может оказаться настоящим спасением для малого бизнеса, а также заменить CMS, помогая отслеживать работу с клиентами и проводя их через воронку продаж. Освоить приложение легко, поэтому не стоит жалеть времени: каждая вложенная минута окупится повышением продаж и оптимизацией работы вашего бизнеса.

Цена на приложение, которое точно сделает ваш бизнес эффективным:
Personal Free
Personal Plus
Teams (coming soon)
Custom
Ask for integration price
Нажмите для звонка
+7 902 471-11-22
Консультации по решению