1. Главная
  2. Блог
  3. Истории клиентов
  4. Простое и понятное приложение контроля контактов для любого юриста

Простое и понятное приложение контроля контактов для любого юриста

17 Апреля 2019
160

Одна из проблем работы юридической фирмы — неправильное распределение задач между сотрудниками. Из-за этого они могут заниматься одной и той же работой или, наоборот, пропускать заказы. Именно так случилось и у нас.

Своей историей с нами делится Ярослав, руководитель юридической фирмы в Нижнем Новгороде.

Так как звонков и контактов достаточно много, зачастую бывает сложно вручную работать и заносить в таблицы такие большие объемы информации. Конечно, есть возможность завести CRM-систему, но с ее помощью не получится быстро систематизировать поступающие заказы, перераспределять их и (что немаловажно) хранить записи звонков. Зато весь этот функционал есть в бесплатном приложении.

Честно говоря, мы даже не знали о том, какой процент заказов мы пропускали, пока не ввели систему для их отслеживания. Но обо всем по порядку.

Настройка приложения

Приложение opencalls.me мы установили на смартфоны тех сотрудников, которые обрабатывают входящие звонки от новых клиентов.

Как провести первичную настройку приложения, можно прочитать здесь. Это не занимает много времени, нужна пара дней для того, чтобы настроить и (что самое важное) объяснить сотрудникам, как им пользоваться.

В нашем случае все поступающие дела можно разделить на четыре категории, в зависимости от специализации сотрудников: нотариус, адвокат, юрист по законоведению и юрисконсульт.

Поэтому в приложении мы выставили 4 метки соответственно.


Подобное разделение удобно, так как в нашем штате специалисты имеют лицензию или квалификацию только для одного из видов деятельности.

Обратите внимание: в приложении добавили запись звонков, так что это существенно упростило работу с потенциальными клиентами. Для этого необходимо включить функцию «Записывать звонки». Список последних звонков и записей также доступен для пользователей.

Все аудио сохраняются в формате mp3 и проигрываются практически в любой программе.

Кроме того, при необходимости можно использовать программы для перевода речи в текст (например, Microsoft Dictate), и тогда можно сохранять полученную информацию в виде документа, с которым впоследствии будет гораздо удобнее работать.

Аудио доступны для прослушивания и скачивания в интерфейсе my.opencalls.me на сайте — для этого нужно зайти на “my.opencalls.me” под тем же аккаунтом, что и в приложении на смартфоне.


В интерфейсе есть возможность провести сортировку по имени клиента, так что можно сразу прослушать все звонки по одной заявке.

Работа в Google таблицах

Тем не менее, постоянную работу вести удобнее в таблицах Google. Все звонки сохраняются в файле «opencalls.me call log». Проще всего использовать цветовую индикацию — каждый сотрудник помечает взятые им заказы определенным цветом. Так сразу видно, какие заявки еще не обработаны, какой специалист взял конкретного клиента.


Результаты работы можно также хранить на Google Drive компании и делать ссылки на них в поле «Drop notes here». Например, можно прикрепить проект договора или документы для купли-продажи квартиры. Это позволит специалисту быстро ориентироваться в деле и упростит их передачу между сотрудниками при необходимости.

Кроме того, можно составлять отчеты на основе выбранных тегов. Например, можно сделать выгрузку по каждому тегу — это позволит узнать о количестве звонков по каждой категории заявок и сделать выводы о том, что, возможно, необходимо увеличить или уменьшить штат сотрудников исходя из полученных в отчете цифр.

Чтобы не запутаться, мы стали добавлять тег «взят в работу» уже непосредственно в таблице. Получилось вот что:



Оказалось, что цветовой индикации недостаточно. Сотрудники часто путались и периодически теряли заказы даже при такой системе, но с добавлением нового тега количество пропущенных заявок существенно сократилось. Кроме того, теперь появилась возможность анализировать звонки с новым тегом.

При составлении отчета сразу выводится информация о том, сколько всего есть звонков с этим тегом, и сколько из них взято в работу. Также общей таблицей выводится список всех звонков, так что можно без проблем перенаправить информацию специалисту повторно.



Когда мы добавили это правило, работать стало гораздо проще, а процент пропущенных заявок существенно снизился. Кроме того, по этим тегам теперь в конце каждого рабочего дня присылаются отчеты руководителю, так что утро начинается с распределения по свободным сотрудникам необработанных заявок.

Безопасность данных

В работе юриста важна в том числе и безопасность данных клиентов, так как информация, которой они оперируют, часто является конфиденциальной.

Данные, которые загружены на серверы Google, хранятся в защищенных центрах обработки данных.

Лучше не давать доступ к таблице по ссылке — в случае, если она попадет в чужие руки, любой сможет зайти и просмотреть данные.

Проверить настройки доступа можно так:

  1. Кликните по кнопке «Настройки доступа» в правом верхнем углу экрана.

  2. В открывшемся окне должна быть надпись «доступ по ссылке отключен». Если у вас указан другой пункт, в выпадающем меню выберите «ВЫКЛ. — доступ только по приглашению».



В случае, если вам нужно дать кому-то еще доступ к таблице, лучше всего отправить именное приглашение ему на почту — тогда он сможет заходить только под своим аккаунтом google.

С помощью приложения OpenCalls.me  у нас получилось существенно сократить затраты времени на первичную обработку заявок, упростить и структурировать всю информацию по работе с различными видами юридических дел.


Цена на приложение, которое точно сделает ваш бизнес эффективным:
Personal Free
Personal Plus
Teams (coming soon)
Custom
Ask for integration price
Нажмите для звонка
+7 902 471-11-22
Консультации по решению